Zadania dotyczące zmian administracji uczelni 

1.Wdrożenie procesowego i strategicznego zarządzania uczelnią oraz systemu stałej optymalizacji procesów

–  określenie procesów kluczowych dla realizacji strategicznych celów UWr oraz ich powiązanie z odpowiedzialnymi za ich funkcjonowanie właścicielami (prorektorzy i kierownicy komórek administracji centralnej), dostosowanie struktur administracji i zarządu do ZP.

– wdrażanie zarządzania procesowego wymusi określenie procedur wg których realizowane będą projekty w UWr. Spowoduje stworzenie funduszy określonych w wieloletnim planie finansowym m.in. na infrastrukturę badawczą. Dzięki temu zapisy w strategii UWr zostaną powiązane z działaniami o określonym finansowaniu;

– dla zapewnienia kontroli wdrażania procesów nastąpi powołanie komórki odpowiedzialnej za analizę przebiegu procesów w kontekście strategii UWr, stałe doskonalenie organizacji przebiegu procesów w oparciu o narzędzia diagnostyczne (np. obserwacja wydajności pracy i analiza opinii użytkowników).

– wszelkie zmiany zarządcze będą musiały zawierać ocenę skutków ich wdrożenia przygotowaną przez te komórki. Po wdrożeniu ZP nastąpi weryfikacja funkcjonalności struktury administracyjnej i zarządczej w celu zmniejszenia obciążenia wykładowców obowiązkami administracyjnymi i racjonalizacji obciążeń poszczególnych działów administracji UWr.

2.Uaktualnienie mapy procesów zarządczych, administracyjnych i wsparcia w UWr i propozycja optymalizacji ich przebiegu

– punktem wyjścia prac nad uaktualnieniem mapy procesów zarządczych, administracyjnych i wsparcia jest odwołanie do mapy przygotowanej w 2013 r. oraz określonych wówczas działań optymalizujących przebieg procesów;

– niezbędna jest analiza zmian, jakie zaszły w latach 2013-2019 w ramach struktury administracji i zakresów odpowiedzialności grupy zarządczej, zewnętrznych uwarunkowań determinujących przebieg procesów oraz wewnętrznych czynników wpływających na brak wdrożenia Zarządzania Procesowego [dalej: ZP] w minionych latach.

– przeprowadzenie badań na wydziałach UWr oraz w administracji centralnej pozwoli uchwycić główne zmiany funkcjonowania procesów w odniesieniu do mapy z 2013 r. W oparciu o pozyskane dane nastąpi przygotowanie mapy procesów wraz z określeniem przykładowych procedur oraz katalogu zmian w strukturze administracji i zakresie obowiązków grupy zarządczej umożliwiających wdrożenie ZP oraz optymalizację procesów zarządczych na UWr.

3.Projakościowe zarządzanie kadrą zarządczą UWr

– zdefiniowanie korpusu kadry zarządczej UWr z podziałem na stanowiska kadencyjne (prorektorzy, dziekani, prodziekani, dyrektorzy, wicedyrektorzy) i niekadencyjne. Opisanie ich obowiązków przez komórkę ds. analizy procesów zarządczych, w porozumieniu z komórką ds. analizy kadr w odniesieniu do mapy procesów zarządczych, z określeniem kompetencji w ramach modelu kompetencyjnego dla UWr

– co cztery lata weryfikacja zakresu obowiązków kadry zarządczej w oparciu o udział w ZP UWr i wyniki oceny okresowej;

– obowiązkowy udział kadencyjnych członków kadry zarządczej UWr w szkoleniach z zakresu uwarunkowań prawnych;

– wprowadzenie dorocznej oceny kadry zarządczej Uniwersytetu, w tym pod kątem zgodności działań i osiągnięć ze strategią UWr i strategiami jednostek. Określenie skutków braku postępów w realizacji celów strategicznych UWr przez kadrę zarządczą UWr.

4.Aktywne, projakościowe zarządzanie zasobami ludzkimi administracji uczelnianej

– wraz z powołaniem dyrektora generalnego UWr jego Biuro przejmuje odpowiedzialność w odniesieniu do całej uczelni za stałe definiowanie i monitorowanie we współpracy z komórką analiz procesów zarządczych słabych przestrzeni administracji, punktów krytycznych wymagających wsparcia lub podtrzymania jakości obsługi procesów;

– komórka analityczna w biurze DG odpowiedzialna za analizę stanu kadry administracyjnej mapuje co kwartał zapotrzebowanie na szkolenia w administracji zwłaszcza w zdefiniowanych obszarach krytycznych dla strategicznych celów UWr;

– biuro DG we współpracy z komórką analiz procesów zarządczych dokonuje identyfikacji potrzeb zmian w strukturze administracji. Identyfikacja potrzeby zmian odbywa się poprzez monitorowanie zmian w otoczeniu, zwłaszcza prawnym, ocenę wydajności obsługi procesów, ale także po uwzględnieniu bodźców z wewnętrznego środowiska uczelni;

– w Dziale Spraw Pracowniczych (DSP) powstaje komórka ds analiz, szkoleń i obsługi działań HR. Nowy zespół określa możliwość wykorzystania własnego zasobu kadrowego do realizacji zaleceń wynikających z dążenia do optymalizacji procesów zarządczych;

– plan likwidacji luk lub słabych przestrzeni administracji obejmuje doszkalanie kadry lub przenoszenie kadry między jednostkami. Komórka odpowiedzialna za analizę stanu kadry administracyjnej monitoruje zapotrzebowanie na zatrudnienie nowych pracowników, a DSP analizuje możliwości przesunięcia pracowników w obrębie uniwersyteckiego zasobu kadrowego;

– podstawą działania nowego systemu zarządzania kadrą jest wdrożenie modelu kompetencyjnego. Zgodnie z nim do każdego stanowiska jest przypisany zestaw najważniejszych cech jakimi zachowaniami powinien charakteryzować się pracownik, aby osiągać najlepsze, na danym stanowisku, z punktu widzenia celów strategicznych uczelni efekty pracy. Model kompetencji wpływa na wszystkie działania HR w uczelni.

5.Opracowanie zasad ewaluacji pracy pracowników administracji i ścieżki kariery

– wprowadzenie dorocznej oceny pracy pracowników administracji UWr bazującej na wydajności działań w kontekście realizacji celów strategicznych UWr

– powołanie do komisji oceniającej pracę pracowników poszczególnych szczebli zarówno przedstawicieli kadry zarządczej, pracowników administracji jak i reprezentantów klientów danego szczebla administracji;

– powierzenie firmie konsultingowej opracowania obiektywnej procedury ewaluacji pracowników administracji przez DSP UWr uwzględniającej udział w obsłudze poszczególnych procesów zarządczych;

– powiązanie w Regulaminie wynagrodzeń i Regulaminie pracy ścieżki kariery oraz wzrostu wynagrodzeń z wynikami ewaluacji pracy pracowników administracji oraz ich innowacyjności w zakresie zgłaszania wniosków na rzecz optymalizacji procesów zarządczych w kontekście strategicznych celów UWr.

6.Rozbudowa elektronicznego obiegu dokumentacji wraz z optymalizacją obiegu dokumentacji

– na bazie dotychczasowych prac nad informatyzacją uczelni nastąpi pełne rozszerzenie zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Większość czynności administracyjnych wymagających obiegu dokumentacji będzie realizowana w oparciu o elektroniczny obieg dokumentacji, o ile obowiązujące prawo nie wymaga obiegu papierowego (dokumentacja finansowa);

– jego rozbudowa będzie powiązana z wdrożeniem nowego schematu obiegu dokumentacji, odzwierciedlającego mapę procesów zarządczych, w celu skrócenia obiegu dokumentacji do maksymalnie dwóch poziomów (instytut – wydział; wydział – administracja centralna; instytut – administracja centralna);

– stworzenie jako elementu mapy procesów zarządczych jednolitego regulaminu obiegu dokumentacji (włączającego instrukcję kancelaryjną) i podporządkowanie obiegu dokumentacji procesowemu zarządzaniu;

– elementem elektronicznego obiegu dokumentacji powiązanego z ZP będzie dopracowanie systemu opierającego się na m.in. ustandaryzowanych wzorcach dokumentów w uczelni.

Autorem tekstu jest prof. dr hab. Przemysław Wiszewski, Dziekan Wydziału Nauk Historycznych i Pedagogicznych